Check-in a pobyt
Check-in a pobyt
BetaOnline check-in a registrace hostů pro vaše hosty
Funkcí „Check-in a pobyt“ pošlete hostům před příjezdem osobní odkaz. Na telefonu si předem vyřídí vše, co potřebujete: potvrzení domovního řádu, kontaktní údaje a podle země registraci hostů. U ubytování v Německu je to digitální registrační formulář (Meldeschein), pro Itálii hlášení do Alloggiati Web.
Jak nastavit „Check-in a pobyt“
Technické znalosti nejsou potřeba. Hotovo máte v sedmi krocích:
Zapněte online check-in
Otevřete nastavení svého ubytování a přepněte na kartu „Check-in a pobyt“. Zapněte „Použít pre-check-in“. Dokud je přepínač vypnutý, vašim hostům se nic nemění.
Vyberte potvrzení a údaje o hostech
Vyberte, zda mají hosté potvrdit domovní řád, pravidla odpadu a pravidla zákazu kouření (lze vybrat jen tehdy, je-li příslušný widget aktivní). Rozhodněte, zda se ptát na telefonní číslo, e-mail, čas příjezdu a registrační značku a které z nich jsou povinné.
Německo: nastavte registrační formulář
Nejprve uložte údaje o ochraně soukromí (správce se jménem, adresou a e-mailem), poté můžete zapnout „Použít registrační formulář hosta“. Podle zákona se formulář vyžaduje jen od zahraničních hostů; německé hosty můžete zahrnout dobrovolně.
Itálie: propojte Alloggiati Web (beta)
U ubytování v Itálii hlášení do Alloggiati Web (Polizia di Stato) nahrazuje registrační formulář. Zadáte uživatelské jméno, heslo a klíč webové služby (WSKEY) vlastního účtu Alloggiati, zkontrolujete připojení a zapnete hlášení. Tato část je stále ve zkušebním provozu a není všeobecně dostupná.
Vytvořte a odešlete odkaz k příjezdu
Na kartě svého ubytování v administraci klikněte na „Nový příjezd“. Získáte osobní odkaz jen pro tento pobyt, který můžete poslat přes WhatsApp, e-mail nebo nabídku sdílení, případně zkopírovat. Pozvánka hosta vítá názvem vašeho ubytování, s popisem a titulním obrázkem, pokud existují.
Host dokončí check-in
Host otevře odkaz na telefonu, projde zapnuté kroky, zkontroluje všechny údaje v souhrnu (každý blok lze opravit přes „Změnit“) a odešle. Poté stejný odkaz ukazuje běžný digitální průvodce pro hosty.
Dokončete jako hostitel
V části „Pobyty“ vidíte každý pobyt s jeho stavem („Čeká“, „Probíhá“, „Dokončeno“). Německo: u pobytu zahraničního hosta obdržíte registrační formulář jako PDF e-mailem; vytisknete jej a host jej při příjezdu podepíše rukou. Itálie: zkontrolujete doklady totožnosti, potvrdíte kontrolu a odtud hosty nahlásíte do Alloggiati Web.
Co zažijí vaši hosté
Hosté nedostanou QR kód, ale osobní odkaz na každý pobyt. Otevřou jej v prohlížeči, bez aplikace a bez účtu, projdou kroky, které jste zapnuli, a na konci vše zkontrolují v souhrnu. Po odeslání stejný odkaz ukazuje běžný digitální průvodce pro hosty vašeho ubytování.
Všechna nastavení přehledně
Toto jsou názvy polí v administraci (nastavení ubytování, karta „Check-in a pobyt“). Hostům se zobrazuje jen to, co zde zapnete.
Obecné
- Použít pre-check-in
- Hlavní přepínač. Zapne online check-in pro toto ubytování. Dokud je vypnutý, jsou všechna ostatní nastavení uzamčena a pro hosty se nic nemění.
Potvrzení
- Domovní řád musí být přijat
- Host musí domovní řád přečíst a samostatně přijmout, jinak nemůže check-in dokončit. Lze vybrat jen tehdy, pokud má ubytování aktivní widget domovního řádu. Ukládá se čas a verze pravidel.
- Pravidla recyklace/odpadu musí být přijata
- Stejně jako domovní řád, ale pro pravidla odpadu a recyklace. Lze vybrat jen tehdy, pokud je aktivní widget odpadu.
- Pravidla zákazu kouření musí být přijata zvlášť
- Pravidla zákazu kouření se potvrzují zvlášť od domovního řádu, aby se neztratila. Lze vybrat jen tehdy, pokud je aktivní widget zákazu kouření.
Registrace (Meldeschein)
- Použít registrační formulář hosta
- Zapne krok registračního formuláře pro ubytování v Německu. Podle zákona se formulář vyžaduje jen od zahraničních hostů. Možné až po uložení údajů o ochraně soukromí. Host jej vyplní digitálně, vy jej obdržíte jako PDF.
- Vybírat registrační formulář i od německých hostů (volitelné)
- Dobrovolné: krok registrace se zobrazí i německým hostům, přestože nemají zákonnou ohlašovací povinnost. Host vidí, že jde o dobrovolnou registraci. Zobrazí se jen tehdy, je-li registrační formulář zapnutý.
Údaje o ochraně soukromí na registračním formuláři
- Správce (jméno nebo firma)
- Povinné. Jméno nebo firma správce. Zobrazí se v poučení o ochraně soukromí těsně nad podpisem.
- Adresa správce
- Povinné. Adresa správce tak, jak se má zobrazit na registračním formuláři.
- E-mail správce
- Povinné. Kontaktní e-mail správce pro otázky ochrany údajů.
- Pověřenec pro ochranu osobních údajů (jen pokud existuje)
- Vyplňte jen tehdy, byl-li pověřenec jmenován. Jinak ponechte prázdné.
- Příslušný dozorový úřad (volitelné)
- Volitelné. Dozorový úřad pro ochranu údajů příslušný pro vás, na který se mohou hosté obrátit se stížností.
- Odeslat registrační formulář na tento e-mail
- GASTiNFO.EU odešle hotový registrační formulář jako PDF na tuto adresu. Ponechte prázdné pro použití e-mailové adresy vašeho účtu.
- Uložit údaje o ochraně soukromí / Vyplnit z fakturačních údajů
- Textová pole se použijí až tlačítkem uložit, ne při psaní. „Vyplnit z fakturačních údajů“ předvyplní jméno, adresu a e-mail vašimi fakturačními údaji, které můžete stále upravit.
Údaje o hostech
- Vybírat telefonní číslo
- Zeptá se na telefonní číslo hosta. S „Povinné“ host nemůže dokončit bez čísla. Možnost povinné se zobrazí jen tehdy, je-li otázka zapnutá.
- Vybírat e-mailovou adresu
- Zeptá se na e-mailovou adresu hosta. S „Povinné“ host nemůže dokončit bez adresy.
- Vybírat předpokládaný čas příjezdu
- Zeptá se na předpokládaný čas příjezdu, abyste mohli naplánovat uvítání. Volitelné nebo povinné.
- Vybírat registrační značku
- Zeptá se na registrační značku vozidla, například pro parkovací místo. Volitelné nebo povinné. Později ji uvidíte v údajích o pobytu.
Itálie: Alloggiati Web (beta)
- Údaje o ochraně soukromí pro registraci hostů
- Pro Itálii platí stejná pole jako u údajů o ochraně soukromí (správce: jméno, adresa, e-mail). Zobrazí se jako poučení o ochraně soukromí v italském formuláři check-inu hostů. Bez nich nelze hlášení zapnout.
- Uživatelské jméno
- Uživatelské jméno vašeho účtu Alloggiati Web. Získáte jej od Questury. Ukládá se šifrovaně a nikdy se nezobrazuje jako prostý text.
- Heslo
- Heslo k vašemu účtu Alloggiati. Ukládá se šifrovaně.
- Klíč webové služby (WSKEY)
- Klíč webové služby, který navíc potřebujete pro rozhraní. Vytvoříte jej v portálu Alloggiati. Ukládá se šifrovaně.
- Zkontrolovat připojení
- Zkontroluje, zda Alloggiati Web přijímá uživatelské jméno, heslo a klíč. Hlášení lze zapnout až po úspěšné kontrole. Nepřenášejí se žádné údaje o hostech.
- Zapnout hlášení pro toto ubytování
- Zapne hlášení pro toto ubytování. Možné až po zkontrolování připojení a uložení údajů o ochraně soukromí. U účtů s více apartmány vyberete také příslušný apartmán.
- Potvrdit kontrolu dokladů totožnosti
- Vyžadováno před každým hlášením: potvrzujete, že jste osobně zkontrolovali doklady totožnosti všech hlášených osob. Vzdálená identifikace to nenahrazuje.
- Zkontrolovat údaje
- Nechá Alloggiati Web údaje na zkoušku zkontrolovat, aniž by se cokoli hlásilo. Tak najdete chyby před skutečným hlášením.
- Nahlásit do Alloggiati Web
- Nahlásí hosty do Alloggiati Web. Poté již nelze jméno, datum narození a pohlaví zde měnit. Potvrzení úřadu můžete později stáhnout jako PDF. Samotný dokončený check-in hosta ještě není hlášením.
Proč se vám „Check-in a pobyt“ jako hostiteli vyplatí?
Rychlé nastavení
Vytvoří se v několika krocích v administraci a je okamžitě dostupný hostům.
Dostupný na každém zařízení
Hosté otevřou informace bez aplikace na telefonu, tabletu nebo počítači.
Méně dotazů
Přehledné informace na jednom místě předem odpovídají na běžné otázky.
Dostupný před příjezdem
Osobní odkaz lze poslat předem přes WhatsApp nebo e-mail.
Funkce Premium
Tato funkce je součástí tarifu Premium GASTiNFO.EU, který začíná na 69,90 € ročně. Část registrace je v současnosti ve zkušebním provozu (beta).
Dobré vědět
Dokončený online check-in ještě není hlášením úřadům. V Německu to znamená také ručně podepsaný registrační formulář; v Itálii hlášení do Alloggiati Web, které spouštíte sami.
Pro jaká ubytování se online check-in hodí?
- →Rekreační apartmány a domy v Německu (digitální registrační formulář)
- →Rekreační apartmány, byty a penziony v Itálii (Alloggiati Web, beta)
- →Ubytování, která chtějí předem jen vybrat domovní řád, kontaktní údaje nebo čas příjezdu
- →Hostitelé, kteří chtějí zapojit hosty před příjezdem
Často kladené otázky
Potřebují moji hosté aplikaci nebo účet?
Ne. Host otevře osobní odkaz v prohlížeči svého telefonu, tabletu nebo počítače.
Nahrazuje digitální registrační formulář papír?
Ne zcela. Host formulář vyplní digitálně a GASTiNFO.EU z něj vytvoří PDF. Podpis musí být stále ručně psaný: PDF vytisknete a host jej při příjezdu podepíše. Nejde o právní poradenství.
Musí registrační formulář vyplnit i němečtí hosté?
Podle zákona jen zahraniční hosté. Formulář můžete dobrovolně zapnout i pro německé hosty; pak je označen jako dobrovolná registrace.
Jak to funguje v Itálii?
Potřebujete vlastní účet Alloggiati Web u Polizia di Stato, o který žádáte u Questury. Hosté vyplní italský formulář, vy zkontrolujete doklady totožnosti a hlášení do Alloggiati Web spustíte sami. Funkce je stále ve zkušebním provozu a není všeobecně dostupná.
Jak dlouho se údaje ukládají?
Registrační formulář a jeho PDF se po zákonné lhůtě automaticky smažou (jeden rok a tři měsíce po odjezdu). Údaje o hostech pro Itálii se smažou krátce po hlášení a stažení potvrzení, nejpozději po 90 dnech.
Je funkce dokončená?
Ne. Funkce registrace je v současnosti ve zkušebním provozu (beta). Rozsah a procesy se mohou ještě změnit. Povinnosti pro své ubytování si prosím ověřte sami.
Je „Check-in a pobyt“ součástí bezplatného tarifu?
Ne. Funkce je součástí tarifu Premium GASTiNFO.EU, který začíná na 69,90 € ročně.
Začněte zdarma
Vyberte důležité údaje svých hostů dříve, než dorazí – základní tarif je zdarma a funkce Premium můžete přidat kdykoli.
Zaregistrovat se zdarma