Check-in og ophold: online check-in og registrering til gæster

Check-in og ophold

Beta

Online check-in og gæsteregistrering til dine gæster

Med funktionen “Check-in og ophold” sender du dine gæster et personligt link, før de ankommer. På deres telefon klarer de på forhånd alt, hvad du har brug for: bekræftelse af husreglerne, kontaktoplysninger og, afhængigt af landet, registrering af gæsterne. For indkvarteringer i Tyskland er det den digitale registreringsblanket (Meldeschein), for Italien anmeldelsen til Alloggiati Web.

Vigtig bemærkning: registreringsfunktionen er aktuelt under test (beta). Processer og omfang kan stadig ændre sig, og indberetning til Alloggiati Web (Italien) er endnu ikke generelt tilgængelig. GASTiNFO.EU støtter dig ved registreringen, men er ikke juridisk rådgivning: kontrol af id-papirer og ansvaret for indberetningen forbliver hos dig.

Sådan opsætter du “Check-in og ophold”

Der kræves ingen tekniske kundskaber. Du er klar i syv trin:

Slå online check-in til

Åbn indstillingerne for din indkvartering, og skift til fanen “Check-in og ophold”. Slå “Brug pre-check-in” til. Så længe kontakten er slået fra, ændrer intet sig for dine gæster.

Vælg bekræftelser og gæstedata

Vælg, om gæsterne skal bekræfte husregler, affaldsregler og rygeforbudsregler (kan kun vælges, hvis den tilsvarende widget er aktiv). Beslut, om der skal spørges efter telefonnummer, e-mail, ankomsttidspunkt og nummerplade, og hvilke af dem der er obligatoriske.

Tyskland: opsæt registreringsblanketten

Gem først privatlivsoplysningerne (dataansvarlig med navn, adresse og e-mail), så kan du slå “Brug gæsteregistreringsblanket” til. Ifølge loven er blanketten kun påkrævet for udenlandske gæster; tyske gæster kan du medtage frivilligt.

Italien: forbind Alloggiati Web (beta)

For indkvarteringer i Italien erstatter indberetningen til Alloggiati Web (Polizia di Stato) registreringsblanketten. Du indtaster brugernavn, adgangskode og webservice-nøgle (WSKEY) til din egen Alloggiati-konto, kontrollerer forbindelsen og slår indberetningen til. Denne del er stadig under test og ikke generelt tilgængelig.

Opret og send ankomstlinket

Klik på “Ny ankomst” på din indkvarterings kort i dashboardet. Du får et personligt link kun til dette ophold, som du kan sende via WhatsApp, e-mail eller delingsmenuen eller kopiere. Invitationen byder gæsten velkommen med din indkvarterings navn, med beskrivelse og coverbillede, hvis de findes.

Gæsten gennemfører check-in

Gæsten åbner linket på sin telefon, gennemgår de aktiverede trin, kontrollerer alle oplysninger i en oversigt (hver blok kan rettes via “Ændr”) og sender. Derefter viser det samme link den normale digitale gæstemappe.

Afslut som vært

Under “Ophold” ser du hvert ophold med sin status (“Afventer”, “I gang”, “Gennemført”). Tyskland: for en udenlandsk gæsts ophold modtager du registreringsblanketten som PDF på e-mail; du printer den, og gæsten underskriver den i hånden ved ankomsten. Italien: du kontrollerer id-papirerne, bekræfter kontrollen og indberetter gæsterne derfra til Alloggiati Web.

Det oplever dine gæster

Gæsterne får ikke en QR-kode, men et personligt link til hvert ophold. De åbner det i browseren, uden app og uden konto, gennemgår de trin, du har aktiveret, og kontrollerer alt i en oversigt til sidst. Efter indsendelsen viser det samme link din indkvarterings normale digitale gæstemappe.

Alle indstillinger i overblik

Det er feltnavnene i dashboardet (indkvarteringens indstillinger, fanen “Check-in og ophold”). Dine gæster får kun vist det, du slår til her.

Generelt

Brug pre-check-in: Hovedkontakt. Slår online check-in til for denne indkvartering. Så længe den er slået fra, er alle andre indstillinger låst, og intet ændrer sig for gæsterne.

Bekræftelser

Husregler skal accepteres: Gæsten skal læse og enkeltvis acceptere husreglerne, ellers kan vedkommende ikke gennemføre check-in. Kan kun vælges, hvis indkvarteringen har en aktiv husregel-widget. Reglernes tidspunkt og version gemmes.
Genbrugs-/affaldsregler skal accepteres: Som husreglerne, men for affalds- og genbrugsreglerne. Kan kun vælges, hvis en affalds-widget er aktiv.
Rygeforbudsregler skal accepteres separat: Rygeforbudsreglerne bekræftes separat fra husreglerne, så de ikke går tabt. Kan kun vælges, hvis en rygeforbuds-widget er aktiv.

Registrering (Meldeschein)

Brug gæsteregistreringsblanket: Slår trinnet med registreringsblanketten til for indkvarteringer i Tyskland. Ifølge loven er blanketten kun påkrævet for udenlandske gæster. Kun muligt, når privatlivsoplysningerne er gemt. Gæsten udfylder den digitalt, du modtager den som PDF.
Indsaml også registreringsblanket fra tyske gæster (valgfrit): Frivilligt: registreringstrinnet vises også for tyske gæster, selv om de ikke har nogen lovpligtig anmeldelsespligt. Gæsten ser, at det er en frivillig registrering. Vises kun, når registreringsblanketten er slået til.

Privatlivsoplysninger på registreringsblanketten

Dataansvarlig (navn eller firma): Obligatorisk. Den dataansvarliges navn eller firma. Vises i privatlivsmeddelelsen lige over underskriften.
Den dataansvarliges adresse: Obligatorisk. Den dataansvarliges adresse, som den skal stå på registreringsblanketten.
Den dataansvarliges e-mail: Obligatorisk. Den dataansvarliges kontakt-e-mail til databeskyttelsesspørgsmål.
Databeskyttelsesrådgiver (kun hvis relevant): Udfyldes kun, hvis der er udpeget en databeskyttelsesrådgiver. Ellers lad feltet stå tomt.
Kompetent tilsynsmyndighed (valgfrit): Valgfrit. Den databeskyttelsesmyndighed, der er kompetent for dig, og som gæsterne kan klage til.
Send registreringsblanketten til denne e-mail: GASTiNFO.EU sender den færdige registreringsblanket som PDF til denne adresse. Lad feltet stå tomt for at bruge din kontos e-mailadresse.
Gem privatlivsoplysninger / Udfyld fra faktureringsdata: Tekstfelterne gælder først med gem-knappen, ikke mens du skriver. “Udfyld fra faktureringsdata” forudfylder navn, adresse og e-mail med dine faktureringsoplysninger, som du stadig kan tilpasse.

Gæstedata

Indsaml telefonnummer: Spørger efter gæstens telefonnummer. Med “Obligatorisk” kan gæsten ikke afslutte uden et nummer. Muligheden obligatorisk vises kun, når spørgsmålet er slået til.
Indsaml e-mailadresse: Spørger efter gæstens e-mailadresse. Med “Obligatorisk” kan gæsten ikke afslutte uden en adresse.
Indsaml forventet ankomsttidspunkt: Spørger efter det forventede ankomsttidspunkt, så du kan planlægge modtagelsen. Valgfrit eller obligatorisk.
Indsaml nummerplade: Spørger efter køretøjets nummerplade, f.eks. til parkeringspladsen. Valgfrit eller obligatorisk. Du ser den senere i opholdsoplysningerne.

Italien: Alloggiati Web (beta)

Privatlivsoplysninger til gæsteregistreringen: For Italien gælder de samme felter som i privatlivsoplysningerne (dataansvarlig: navn, adresse, e-mail). De vises som privatlivsmeddelelse i gæsternes italienske check-in-formular. Uden dem kan indberetningen ikke slås til.
Brugernavn: Brugernavnet til din Alloggiati Web-konto. Du får det fra Questura. Det gemmes krypteret og vises aldrig som almindelig tekst.
Adgangskode: Adgangskoden til din Alloggiati-konto. Gemmes krypteret.
Webservice-nøgle (WSKEY): Webservice-nøglen, du yderligere har brug for til grænsefladen. Du opretter den i Alloggiati-portalen. Gemmes krypteret.
Kontrollér forbindelsen: Kontrollerer, om Alloggiati Web accepterer brugernavn, adgangskode og nøgle. Indberetningen kan først slås til, når kontrollen er lykkedes. Der overføres ingen gæstedata.
Slå indberetning til for denne indkvartering: Slår indberetningen til for denne indkvartering. Kun muligt, når forbindelsen er kontrolleret, og privatlivsoplysningerne er gemt. For konti med flere lejligheder vælger du også den tilsvarende lejlighed.
Bekræft id-kontrol: Påkrævet før hver indberetning: du bekræfter, at du personligt har kontrolleret id-papirerne for alle indberettede personer. Fjernidentifikation erstatter ikke dette.
Kontrollér oplysninger: Lader Alloggiati Web kontrollere oplysningerne som test, uden at noget indberettes. Sådan finder du fejl før den rigtige indberetning.
Indberet til Alloggiati Web: Indberetter gæsterne til Alloggiati Web. Derefter kan navn, fødselsdato og køn ikke længere ændres her. Myndighedens kvittering kan du downloade senere som PDF. En gennemført gæste-check-in er alene endnu ikke en indberetning.

Hvorfor er “Check-in og ophold” værd for dig som vært?

Hurtig opsætning

Oprettet i få trin i dashboardet og med det samme tilgængelig for gæsterne.

Tilgængelig på alle enheder

Gæsterne åbner informationen uden app på mobil, tablet eller computer.

Færre spørgsmål

Klar information samlet ét sted besvarer almindelige spørgsmål på forhånd.

Tilgængelig før ankomsten

Det personlige link kan sendes på forhånd via WhatsApp eller e-mail.

Premium-funktion

Denne funktion er en del af GASTiNFO.EU’s Premium-abonnement, der starter ved 69,90 € om året. Registreringsdelen er aktuelt under test (beta).

Godt at vide

En gennemført online check-in er endnu ikke en indberetning til myndighederne. I Tyskland betyder det også den håndskrevne, underskrevne registreringsblanket; i Italien indberetningen til Alloggiati Web, som du selv udløser.

Hvilke indkvarteringer egner online check-in sig til?

→Ferielejligheder og -huse i Tyskland (digital registreringsblanket)
→Ferielejligheder, lejligheder og gæstehuse i Italien (Alloggiati Web, beta)
→Indkvarteringer, der kun vil indsamle husregler, kontaktoplysninger eller ankomsttidspunkt på forhånd
→Værter, der vil inddrage gæsterne før ankomsten

Ofte stillede spørgsmål

Har mine gæster brug for en app eller en konto?

Nej. Gæsten åbner det personlige link i browseren på sin telefon, tablet eller computer.

Erstatter den digitale registreringsblanket papir?

Ikke helt. Gæsten udfylder blanketten digitalt, og GASTiNFO.EU gør den til en PDF. Underskriften skal stadig være håndskrevet: du printer PDF’en, og gæsten skriver under ved ankomsten. Dette er ikke juridisk rådgivning.

Skal tyske gæster også udfylde en registreringsblanket?

Ifølge loven kun udenlandske gæster. Du kan frivilligt slå blanketten til for tyske gæster også; så er den mærket som frivillig registrering.

Hvordan fungerer det i Italien?

Du skal bruge din egen Alloggiati Web-konto hos Polizia di Stato, som du ansøger om hos Questura. Gæsterne udfylder den italienske formular, du kontrollerer id-papirerne og udløser selv indberetningen til Alloggiati Web. Funktionen er stadig under test og ikke generelt tilgængelig.

Hvor længe gemmes dataene?

Registreringsblanketten og dens PDF slettes automatisk efter den lovpligtige frist (et år plus tre måneder efter afrejsen). Gæstedata for Italien slettes kort efter indberetningen og hentningen af kvitteringen, senest efter 90 dage.

Er funktionen færdig?

Nej. Registreringsfunktionen er aktuelt under test (beta). Omfang og processer kan stadig ændre sig. Kontrollér selv forpligtelserne for din indkvartering.

Er “Check-in og ophold” inkluderet i det gratis abonnement?

Nej. Funktionen er en del af GASTiNFO.EU’s Premium-abonnement, der starter ved 69,90 € om året.

Kom i gang gratis

Indsaml dine gæsters vigtige oplysninger, før de ankommer – basisabonnementet er gratis, og Premium-funktioner kan tilføjes når som helst.

Tilmeld dig gratis