Innsjekking og opphold: innsjekking på nett og registrering for gjester

Innsjekking og opphold

Beta

Innsjekking på nett og gjesteregistrering for gjestene dine

Med funksjonen “Innsjekking og opphold” sender du gjestene dine en personlig lenke før de ankommer. På telefonen ordner de på forhånd alt du trenger: bekreftelse av husreglene, kontaktopplysninger og, avhengig av land, registrering av gjestene. For overnattingssteder i Tyskland er det det digitale registreringsskjemaet (Meldeschein), for Italia meldingen til Alloggiati Web.

Viktig merknad: registreringsfunksjonen er foreløpig under testing (beta). Prosesser og omfang kan fortsatt endres, og melding til Alloggiati Web (Italia) er ennå ikke generelt tilgjengelig. GASTiNFO.EU støtter deg ved registreringen, men er ikke juridisk rådgivning: kontroll av id-papirer og ansvaret for meldingen forblir hos deg.

Slik setter du opp “Innsjekking og opphold”

Du trenger ingen tekniske kunnskaper. Du er klar i sju trinn:

Slå på innsjekking på nett

Åpne innstillingene for overnattingsstedet ditt og bytt til fanen “Innsjekking og opphold”. Slå på “Bruk pre-innsjekking”. Så lenge bryteren er av, endres ingenting for gjestene dine.

Velg bekreftelser og gjesteopplysninger

Velg om gjestene må bekrefte husregler, avfallsregler og røykeforbudsregler (kan bare velges hvis den tilsvarende widgeten er aktiv). Bestem om det skal spørres etter telefonnummer, e-post, ankomsttidspunkt og registreringsnummer, og hvilke av dem som er obligatoriske.

Tyskland: sett opp registreringsskjemaet

Lagre først personvernopplysningene (behandlingsansvarlig med navn, adresse og e-post), så kan du slå på “Bruk gjesteregistreringsskjema”. Ifølge loven kreves skjemaet bare for utenlandske gjester; tyske gjester kan du ta med frivillig.

Italia: koble til Alloggiati Web (beta)

For overnattingssteder i Italia erstatter meldingen til Alloggiati Web (Polizia di Stato) registreringsskjemaet. Du skriver inn brukernavn, passord og webtjenestenøkkel (WSKEY) for din egen Alloggiati-konto, kontrollerer tilkoblingen og slår på meldingen. Denne delen er fortsatt under testing og ikke generelt tilgjengelig.

Opprett og send ankomstlenken

Klikk på “Ny ankomst” på kortet til overnattingsstedet ditt i dashbordet. Du får en personlig lenke bare for dette oppholdet, som du kan sende via WhatsApp, e-post eller delingsmenyen eller kopiere. Invitasjonen ønsker gjesten velkommen med navnet på overnattingsstedet ditt, med beskrivelse og forsidebilde hvis de finnes.

Gjesten fullfører innsjekkingen

Gjesten åpner lenken på telefonen, går gjennom de aktiverte trinnene, kontrollerer alle opplysninger i en oppsummering (hver blokk kan rettes via “Endre”) og sender inn. Deretter viser den samme lenken den vanlige digitale gjesteguiden.

Avslutt som vert

Under “Opphold” ser du hvert opphold med sin status (“Venter”, “Pågår”, “Fullført”). Tyskland: for oppholdet til en utenlandsk gjest får du registreringsskjemaet som PDF på e-post; du skriver det ut, og gjesten signerer for hånd ved ankomst. Italia: du kontrollerer id-papirene, bekrefter kontrollen og melder gjestene derfra til Alloggiati Web.

Dette opplever gjestene dine

Gjestene får ikke en QR-kode, men en personlig lenke for hvert opphold. De åpner den i nettleseren, uten app og uten konto, går gjennom trinnene du har aktivert og kontrollerer alt i en oppsummering til slutt. Etter innsending viser den samme lenken den vanlige digitale gjesteguiden til overnattingsstedet ditt.

Alle innstillinger i oversikt

Dette er feltnavnene i dashbordet (innstillinger for overnattingsstedet, fanen “Innsjekking og opphold”). Gjestene dine får bare vist det du slår på her.

Generelt

Bruk pre-innsjekking: Hovedbryter. Slår på innsjekking på nett for dette overnattingsstedet. Så lenge den er slått av, er alle andre innstillinger låst, og ingenting endres for gjestene.

Bekreftelser

Husreglene må godtas: Gjesten må lese og enkeltvis godta husreglene, ellers kan vedkommende ikke fullføre innsjekkingen. Kan bare velges hvis overnattingsstedet har en aktiv husregel-widget. Tidspunkt og versjon av reglene lagres.
Gjenvinnings-/avfallsreglene må godtas: Som husreglene, men for avfalls- og gjenvinningsreglene. Kan bare velges hvis en avfallswidget er aktiv.
Røykeforbudsreglene må godtas separat: Røykeforbudsreglene bekreftes separat fra husreglene slik at de ikke går tapt. Kan bare velges hvis en røykeforbuds-widget er aktiv.

Registrering (Meldeschein)

Bruk gjesteregistreringsskjema: Slår på trinnet med registreringsskjema for overnattingssteder i Tyskland. Ifølge loven kreves skjemaet bare for utenlandske gjester. Bare mulig når personvernopplysningene er lagret. Gjesten fyller det ut digitalt, du mottar det som PDF.
Samle inn registreringsskjema også fra tyske gjester (valgfritt): Frivillig: registreringstrinnet vises også for tyske gjester selv om de ikke har noen lovpålagt meldeplikt. Gjesten ser at det er en frivillig registrering. Vises bare når registreringsskjemaet er slått på.

Personvernopplysninger på registreringsskjemaet

Behandlingsansvarlig (navn eller firma): Obligatorisk. Navn eller firma til den behandlingsansvarlige. Vises i personvernmeldingen rett over signaturen.
Den behandlingsansvarliges adresse: Obligatorisk. Adressen til den behandlingsansvarlige slik den skal stå på registreringsskjemaet.
Den behandlingsansvarliges e-post: Obligatorisk. Kontakt-e-posten til den behandlingsansvarlige for spørsmål om personvern.
Personvernombud (bare hvis aktuelt): Fylles ut bare hvis et personvernombud er utnevnt. Ellers la feltet stå tomt.
Kompetent tilsynsmyndighet (valgfritt): Valgfritt. Personvernmyndigheten som er kompetent for deg, og som gjestene kan klage til.
Send registreringsskjemaet til denne e-posten: GASTiNFO.EU sender det ferdige registreringsskjemaet som PDF til denne adressen. La feltet stå tomt for å bruke e-postadressen til kontoen din.
Lagre personvernopplysninger / Fyll ut fra faktureringsopplysninger: Tekstfeltene tas i bruk først med lagre-knappen, ikke mens du skriver. “Fyll ut fra faktureringsopplysninger” forhåndsutfyller navn, adresse og e-post med faktureringsopplysningene dine, som du fortsatt kan justere.

Gjesteopplysninger

Samle inn telefonnummer: Spør etter gjestens telefonnummer. Med “Obligatorisk” kan gjesten ikke fullføre uten et nummer. Alternativet obligatorisk vises bare når spørsmålet er slått på.
Samle inn e-postadresse: Spør etter gjestens e-postadresse. Med “Obligatorisk” kan gjesten ikke fullføre uten en adresse.
Samle inn forventet ankomsttidspunkt: Spør etter forventet ankomsttidspunkt slik at du kan planlegge mottakelsen. Valgfritt eller obligatorisk.
Samle inn registreringsnummer: Spør etter kjøretøyets registreringsnummer, for eksempel for parkeringsplassen. Valgfritt eller obligatorisk. Du ser det senere i oppholdsdetaljene.

Italia: Alloggiati Web (beta)

Personvernopplysninger for gjesteregistreringen: For Italia gjelder de samme feltene som i personvernopplysningene (behandlingsansvarlig: navn, adresse, e-post). De vises som personvernmelding i gjestenes italienske innsjekkingsskjema. Uten dem kan melding ikke slås på.
Brukernavn: Brukernavnet til Alloggiati Web-kontoen din. Du får det fra Questura. Det lagres kryptert og vises aldri som ren tekst.
Passord: Passordet til Alloggiati-kontoen din. Lagres kryptert.
Webtjenestenøkkel (WSKEY): Webtjenestenøkkelen du i tillegg trenger til grensesnittet. Du oppretter den i Alloggiati-portalen. Lagres kryptert.
Kontroller tilkoblingen: Kontrollerer om Alloggiati Web godtar brukernavn, passord og nøkkel. Meldingen kan først slås på når kontrollen er vellykket. Ingen gjesteopplysninger overføres.
Slå på melding for dette overnattingsstedet: Slår på meldingen for dette overnattingsstedet. Bare mulig når tilkoblingen er kontrollert og personvernopplysningene lagret. For kontoer med flere leiligheter velger du også den tilsvarende leiligheten.
Bekreft id-kontrollen: Påkrevd før hver melding: du bekrefter at du personlig har kontrollert id-papirene til alle meldte personer. Fjernidentifikasjon erstatter ikke dette.
Kontroller opplysninger: Lar Alloggiati Web kontrollere opplysningene som test uten at noe meldes. Slik finner du feil før den virkelige meldingen.
Meld til Alloggiati Web: Melder gjestene til Alloggiati Web. Etter det kan navn, fødselsdato og kjønn ikke lenger endres her. Myndighetens kvittering kan du laste ned senere som PDF. En fullført gjesteinnsjekking alene er ennå ikke en melding.

Hvorfor er “Innsjekking og opphold” verdt det for deg som vert?

Rask oppsett

Opprettet i noen få trinn i dashbordet og umiddelbart tilgjengelig for gjestene.

Tilgjengelig på alle enheter

Gjestene åpner informasjonen uten app på mobil, nettbrett eller datamaskin.

Færre spørsmål

Tydelig informasjon på ett sted besvarer vanlige spørsmål på forhånd.

Tilgjengelig før ankomst

Den personlige lenken kan sendes på forhånd via WhatsApp eller e-post.

Premium-funksjon

Denne funksjonen er en del av GASTiNFO.EU sitt Premium-abonnement, som starter på 69,90 € per år. Registreringsdelen er foreløpig under testing (beta).

Godt å vite

En fullført innsjekking på nett er ennå ikke en melding til myndighetene. I Tyskland betyr det også det håndskrevne, signerte registreringsskjemaet; i Italia meldingen til Alloggiati Web, som du selv utløser.

Hvilke overnattingssteder passer innsjekking på nett for?

→Ferieleiligheter og -hus i Tyskland (digitalt registreringsskjema)
→Ferieleiligheter, leiligheter og gjestehus i Italia (Alloggiati Web, beta)
→Overnattingssteder som bare vil samle inn husregler, kontaktopplysninger eller ankomsttidspunkt på forhånd
→Verter som vil involvere gjestene før ankomst

Ofte stilte spørsmål

Trenger gjestene mine en app eller en konto?

Nei. Gjesten åpner den personlige lenken i nettleseren på telefonen, nettbrettet eller datamaskinen sin.

Erstatter det digitale registreringsskjemaet papir?

Ikke helt. Gjesten fyller ut skjemaet digitalt, og GASTiNFO.EU gjør det om til en PDF. Underskriften må fortsatt være håndskrevet: du skriver ut PDF-en, og gjesten signerer ved ankomst. Dette er ikke juridisk rådgivning.

Må tyske gjester også fylle ut et registreringsskjema?

Ifølge loven bare utenlandske gjester. Du kan frivillig slå på skjemaet også for tyske gjester; da merkes det som frivillig registrering.

Hvordan fungerer det i Italia?

Du trenger din egen Alloggiati Web-konto hos Polizia di Stato, som du søker om hos Questura. Gjestene fyller ut det italienske skjemaet, du kontrollerer id-papirene og utløser selv meldingen til Alloggiati Web. Funksjonen er fortsatt under testing og ikke generelt tilgjengelig.

Hvor lenge lagres dataene?

Registreringsskjemaet og PDF-en slettes automatisk etter den lovpålagte fristen (ett år pluss tre måneder etter avreise). Gjesteopplysninger for Italia slettes kort tid etter melding og henting av kvitteringen, senest etter 90 dager.

Er funksjonen ferdig?

Nei. Registreringsfunksjonen er foreløpig under testing (beta). Omfang og prosesser kan fortsatt endres. Kontroller selv forpliktelsene for overnattingsstedet ditt.

Er “Innsjekking og opphold” inkludert i det gratis abonnementet?

Nei. Funksjonen er en del av GASTiNFO.EU sitt Premium-abonnement, som starter på 69,90 € per år.

Kom i gang gratis

Samle inn gjestenes viktige opplysninger før de ankommer – grunnabonnementet er gratis, og Premium-funksjoner kan legges til når som helst.

Registrer deg gratis