Check-in și sejur
Check-in și sejur
BetaCheck-in online și înregistrarea oaspeților dumneavoastră
Cu funcția „Check-in și sejur” le trimiteți oaspeților un link personal înainte de sosire. Pe telefon ei rezolvă dinainte tot ce aveți nevoie: confirmarea regulilor casei, datele de contact și, în funcție de țară, înregistrarea oaspeților. Pentru cazările din Germania aceasta este fișa digitală de înregistrare (Meldeschein), pentru Italia declarația către Alloggiati Web.
Cum configurați „Check-in și sejur”
Nu sunt necesare cunoștințe tehnice. Sunteți gata în șapte pași:
Activați check-in-ul online
Deschideți setările cazării și treceți la fila „Check-in și sejur”. Activați „Folosește pre-check-in”. Cât timp comutatorul este oprit, nimic nu se schimbă pentru oaspeți.
Alegeți confirmările și datele oaspeților
Alegeți dacă oaspeții trebuie să confirme regulile casei, regulile privind deșeurile și regulile de interzicere a fumatului (poate fi ales doar dacă widgetul corespunzător este activ). Decideți dacă cereți numărul de telefon, e-mailul, ora sosirii și numărul de înmatriculare și care dintre ele sunt obligatorii.
Germania: configurați fișa de înregistrare
Salvați mai întâi datele privind confidențialitatea (operator cu nume, adresă și e-mail), apoi puteți activa „Folosește fișa de înregistrare a oaspeților”. Prin lege, fișa este necesară doar pentru oaspeții străini; puteți include voluntar și oaspeții germani.
Italia: conectați Alloggiati Web (Beta)
Pentru cazările din Italia, declarația către Alloggiati Web (Polizia di Stato) înlocuiește fișa de înregistrare. Introduceți numele de utilizator, parola și cheia serviciului web (WSKEY) ale propriului cont Alloggiati, verificați conexiunea și activați declararea. Această parte este încă în testare și nu este disponibilă general.
Creați și trimiteți linkul de sosire
Pe cardul cazării dumneavoastră din panou, faceți clic pe „Sosire nouă”. Primiți un link personal doar pentru acest sejur, pe care îl puteți trimite prin WhatsApp, e-mail sau meniul de partajare, sau îl puteți copia. Invitația îl întâmpină pe oaspete cu numele cazării dumneavoastră, cu descriere și imagine de copertă, dacă există.
Oaspetele finalizează check-in-ul
Oaspetele deschide linkul pe telefon, parcurge pașii activați, verifică toate datele într-un rezumat (fiecare bloc poate fi corectat prin „Modifică”) și trimite. După aceea, același link arată ghidul digital normal pentru oaspeți.
Finalizați ca gazdă
La „Sejururi” vedeți fiecare sejur cu starea lui („În așteptare”, „În curs”, „Finalizat”). Germania: pentru sejurul unui oaspete străin primiți fișa de înregistrare ca PDF prin e-mail; o tipăriți, iar oaspetele o semnează olograf la sosire. Italia: verificați actele de identitate, confirmați verificarea și declarați de acolo oaspeții la Alloggiati Web.
Ce experimentează oaspeții dumneavoastră
Oaspeții nu primesc un cod QR, ci un link personal pentru fiecare sejur. Îl deschid în browser, fără aplicație și fără cont, parcurg pașii activați de dumneavoastră și verifică totul într-un rezumat la final. După trimitere, același link arată ghidul digital normal pentru oaspeți al cazării dumneavoastră.
Toate setările pe scurt
Acestea sunt numele câmpurilor din panou (setările cazării, fila „Check-in și sejur”). Oaspeților li se arată doar ce activați aici.
General
- Folosește pre-check-in
- Comutator principal. Activează check-in-ul online pentru această cazare. Cât timp este oprit, toate celelalte setări sunt blocate și nimic nu se schimbă pentru oaspeți.
Confirmări
- Regulile casei trebuie acceptate
- Oaspetele trebuie să citească și să accepte individual regulile casei, altfel nu poate finaliza check-in-ul. Poate fi ales doar dacă cazarea are un widget activ pentru regulile casei. Se salvează ora și versiunea regulilor.
- Regulile de reciclare/deșeuri trebuie acceptate
- Ca regulile casei, dar pentru regulile privind deșeurile și reciclarea. Poate fi ales doar dacă este activ un widget pentru deșeuri.
- Regulile de interzicere a fumatului trebuie acceptate separat
- Regulile de interzicere a fumatului se confirmă separat de regulile casei, ca să nu se piardă. Poate fi ales doar dacă este activ un widget de interzicere a fumatului.
Înregistrare (Meldeschein)
- Folosește fișa de înregistrare a oaspeților
- Activează pasul cu fișa de înregistrare pentru cazările din Germania. Prin lege, fișa este necesară doar pentru oaspeții străini. Este posibil doar după ce sunt salvate datele privind confidențialitatea. Oaspetele o completează digital, dumneavoastră o primiți ca PDF.
- Colectați fișa de înregistrare și de la oaspeții germani (opțional)
- Voluntar: pasul de înregistrare este afișat și oaspeților germani, deși aceștia nu au obligația legală de declarare. Oaspetele vede că este o înregistrare voluntară. Apare doar când fișa de înregistrare este activată.
Date privind confidențialitatea pe fișa de înregistrare
- Operator (nume sau firmă)
- Obligatoriu. Numele sau firma operatorului. Apare în nota de confidențialitate, direct deasupra semnăturii.
- Adresa operatorului
- Obligatoriu. Adresa operatorului, așa cum trebuie să apară pe fișa de înregistrare.
- E-mailul operatorului
- Obligatoriu. E-mailul de contact al operatorului pentru întrebări privind protecția datelor.
- Responsabil cu protecția datelor (doar dacă există)
- Completați doar dacă a fost numit un responsabil cu protecția datelor. Altfel lăsați gol.
- Autoritatea de supraveghere competentă (opțional)
- Opțional. Autoritatea de supraveghere a protecției datelor competentă pentru dumneavoastră, la care oaspeții pot depune o plângere.
- Trimite fișa de înregistrare la acest e-mail
- GASTiNFO.EU trimite fișa de înregistrare finalizată ca PDF la această adresă. Lăsați gol pentru a folosi adresa de e-mail a contului dumneavoastră.
- Salvează datele privind confidențialitatea / Completează din datele de facturare
- Câmpurile de text se aplică doar cu butonul de salvare, nu în timp ce tastați. „Completează din datele de facturare” precompletează numele, adresa și e-mailul cu datele dumneavoastră de facturare, pe care le puteți ajusta în continuare.
Date despre oaspeți
- Colectează numărul de telefon
- Cere numărul de telefon al oaspetelui. Cu „Obligatoriu”, oaspetele nu poate termina fără un număr. Opțiunea obligatoriu apare doar când întrebarea este activată.
- Colectează adresa de e-mail
- Cere adresa de e-mail a oaspetelui. Cu „Obligatoriu”, oaspetele nu poate termina fără o adresă.
- Colectează ora estimată de sosire
- Cere ora estimată de sosire, ca să puteți planifica primirea. Opțional sau obligatoriu.
- Colectează numărul de înmatriculare
- Cere numărul de înmatriculare al vehiculului, de exemplu pentru locul de parcare. Opțional sau obligatoriu. Îl vedeți mai târziu în detaliile sejurului.
Italia: Alloggiati Web (Beta)
- Date privind confidențialitatea pentru înregistrarea oaspeților
- Pentru Italia se aplică aceleași câmpuri ca la datele privind confidențialitatea (operator: nume, adresă, e-mail). Ele apar ca notă de confidențialitate în formularul italian de check-in al oaspeților. Fără ele, declararea nu poate fi activată.
- Nume de utilizator
- Numele de utilizator al contului dumneavoastră Alloggiati Web. Îl primiți de la Questura. Este stocat criptat și nu este afișat niciodată în text simplu.
- Parolă
- Parola contului dumneavoastră Alloggiati. Stocată criptat.
- Cheia serviciului web (WSKEY)
- Cheia serviciului web de care aveți nevoie suplimentar pentru interfață. O creați în portalul Alloggiati. Stocată criptat.
- Verifică conexiunea
- Verifică dacă Alloggiati Web acceptă numele de utilizator, parola și cheia. Declararea poate fi activată doar după ce verificarea a reușit. Nu se transmit date despre oaspeți.
- Activează declararea pentru această cazare
- Activează declararea pentru această cazare. Posibil doar după ce conexiunea este verificată și datele privind confidențialitatea sunt salvate. Pentru conturile cu mai multe apartamente alegeți și apartamentul potrivit.
- Confirmă verificarea actelor de identitate
- Obligatoriu înainte de fiecare declarație: confirmați că ați verificat personal actele de identitate ale tuturor persoanelor declarate. Identificarea la distanță nu înlocuiește acest lucru.
- Verifică datele
- Permite verificarea datelor de către Alloggiati Web, ca test, fără a se declara nimic. Astfel găsiți erorile înainte de declarația reală.
- Declară la Alloggiati Web
- Declară oaspeții la Alloggiati Web. După aceea, numele, data nașterii și sexul nu mai pot fi modificate aici. Puteți descărca ulterior chitanța autorității ca PDF. Un check-in finalizat al oaspetelui nu este singur încă o declarație.
De ce merită „Check-in și sejur” pentru dumneavoastră ca gazdă?
Configurare rapidă
Se creează în câțiva pași în panou și este imediat disponibil oaspeților.
Disponibil pe orice dispozitiv
Oaspeții deschid informația fără aplicație, pe telefon, tabletă sau computer.
Mai puține întrebări
Informațiile clare, într-un singur loc, răspund din timp la întrebările frecvente.
Accesibil înainte de sosire
Linkul personal poate fi trimis din timp prin WhatsApp sau e-mail.
Funcție Premium
Această funcție face parte din planul Premium GASTiNFO.EU, care începe de la 69,90 € pe an. Partea de înregistrare este în prezent în testare (Beta).
Bine de știut
Un check-in online finalizat nu este încă o declarație către autorități. În Germania, aceasta înseamnă și fișa de înregistrare semnată olograf; în Italia, declarația către Alloggiati Web, pe care o declanșați dumneavoastră.
Pentru ce cazări este potrivit check-in-ul online?
- →Apartamente și case de vacanță din Germania (fișă digitală de înregistrare)
- →Apartamente de vacanță, apartamente și case de oaspeți din Italia (Alloggiati Web, Beta)
- →Cazări care vor doar să colecteze din timp regulile casei, datele de contact sau ora sosirii
- →Gazde care vor să-și implice oaspeții înainte de sosire
Întrebări frecvente
Au oaspeții mei nevoie de o aplicație sau de un cont?
Nu. Oaspetele deschide linkul personal în browserul telefonului, tabletei sau computerului.
Înlocuiește fișa digitală de înregistrare hârtia?
Nu în întregime. Oaspetele completează fișa digital, iar GASTiNFO.EU o transformă în PDF. Semnătura trebuie totuși să fie olografă: tipăriți PDF-ul, iar oaspetele semnează la sosire. Aceasta nu este consultanță juridică.
Trebuie și oaspeții germani să completeze o fișă de înregistrare?
Prin lege, doar oaspeții străini. Puteți activa voluntar fișa și pentru oaspeții germani; atunci este etichetată drept înregistrare voluntară.
Cum funcționează în Italia?
Aveți nevoie de propriul cont Alloggiati Web la Polizia di Stato, pe care îl solicitați la Questura. Oaspeții completează formularul italian, dumneavoastră verificați actele de identitate și declanșați singur declarația către Alloggiati Web. Funcția este încă în testare și nu este disponibilă general.
Cât timp sunt stocate datele?
Fișa de înregistrare și PDF-ul ei sunt șterse automat după termenul legal (un an plus trei luni după plecare). Datele oaspeților pentru Italia sunt șterse la scurt timp după declarare și preluarea chitanței, cel târziu după 90 de zile.
Este funcția finalizată?
Nu. Funcția de înregistrare este în prezent în testare (Beta). Domeniul de aplicare și procesele se mai pot schimba. Verificați singur obligațiile pentru cazarea dumneavoastră.
Este „Check-in și sejur” inclus în planul gratuit?
Nu. Funcția face parte din planul Premium GASTiNFO.EU, care începe de la 69,90 € pe an.
Începeți gratuit
Colectați datele importante ale oaspeților înainte de sosire – planul de bază este gratuit, iar funcțiile Premium pot fi adăugate oricând.
Înregistrare gratuită