Check-in a pobyt
Check-in a pobyt
BetaOnline check-in a registrácia hostí pre vašich hostí
Funkciou „Check-in a pobyt“ pošlete hosťom pred príchodom osobný odkaz. Na telefóne si vopred vybavia všetko, čo potrebujete: potvrdenie domáceho poriadku, kontaktné údaje a podľa krajiny registráciu hostí. Pri ubytovaní v Nemecku je to digitálny registračný formulár (Meldeschein), pre Taliansko hlásenie do Alloggiati Web.
Ako nastaviť „Check-in a pobyt“
Technické znalosti nie sú potrebné. Hotovo máte v siedmich krokoch:
Zapnite online check-in
Otvorte nastavenia svojho ubytovania a prepnite na kartu „Check-in a pobyt“. Zapnite „Použiť pre-check-in“. Kým je prepínač vypnutý, vašim hosťom sa nič nemení.
Vyberte potvrdenia a údaje o hosťoch
Vyberte, či majú hostia potvrdiť domáci poriadok, pravidlá odpadu a pravidlá zákazu fajčenia (dá sa vybrať len vtedy, ak je príslušný widget aktívny). Rozhodnite, či sa pýtať na telefónne číslo, e-mail, čas príchodu a evidenčné číslo vozidla a ktoré z nich sú povinné.
Nemecko: nastavte registračný formulár
Najprv uložte údaje o ochrane súkromia (prevádzkovateľ s menom, adresou a e-mailom), potom môžete zapnúť „Použiť registračný formulár hosťa“. Podľa zákona sa formulár vyžaduje len od zahraničných hostí; nemeckých hostí môžete zahrnúť dobrovoľne.
Taliansko: prepojte Alloggiati Web (beta)
Pri ubytovaní v Taliansku hlásenie do Alloggiati Web (Polizia di Stato) nahrádza registračný formulár. Zadáte používateľské meno, heslo a kľúč webovej služby (WSKEY) vlastného účtu Alloggiati, skontrolujete pripojenie a zapnete hlásenie. Táto časť je stále v skúšobnej prevádzke a nie je všeobecne dostupná.
Vytvorte a odošlite odkaz na príchod
Na karte svojho ubytovania v administrácii kliknite na „Nový príchod“. Získate osobný odkaz len pre tento pobyt, ktorý môžete poslať cez WhatsApp, e-mail alebo ponuku zdieľania, prípadne skopírovať. Pozvánka hosťa víta názvom vášho ubytovania, s popisom a titulným obrázkom, ak existujú.
Hosť dokončí check-in
Hosť otvorí odkaz na telefóne, prejde zapnutými krokmi, skontroluje všetky údaje v súhrne (každý blok možno opraviť cez „Zmeniť“) a odošle. Potom rovnaký odkaz ukazuje bežného digitálneho sprievodcu pre hostí.
Dokončite ako hostiteľ
V časti „Pobyty“ vidíte každý pobyt s jeho stavom („Čaká“, „Prebieha“, „Dokončené“). Nemecko: pri pobyte zahraničného hosťa dostanete registračný formulár ako PDF e-mailom; vytlačíte ho a hosť ho pri príchode podpíše rukou. Taliansko: skontrolujete doklady totožnosti, potvrdíte kontrolu a odtiaľ hostí nahlásite do Alloggiati Web.
Čo zažijú vaši hostia
Hostia nedostanú QR kód, ale osobný odkaz na každý pobyt. Otvoria ho v prehliadači, bez aplikácie a bez účtu, prejdú kroky, ktoré ste zapli, a na konci všetko skontrolujú v súhrne. Po odoslaní rovnaký odkaz ukazuje bežného digitálneho sprievodcu pre hostí vášho ubytovania.
Všetky nastavenia prehľadne
Toto sú názvy polí v administrácii (nastavenia ubytovania, karta „Check-in a pobyt“). Hosťom sa zobrazuje len to, čo tu zapnete.
Všeobecné
- Použiť pre-check-in
- Hlavný prepínač. Zapne online check-in pre toto ubytovanie. Kým je vypnutý, všetky ostatné nastavenia sú uzamknuté a pre hostí sa nič nemení.
Potvrdenia
- Domáci poriadok musí byť prijatý
- Hosť musí domáci poriadok prečítať a samostatne prijať, inak nemôže check-in dokončiť. Dá sa vybrať len vtedy, ak má ubytovanie aktívny widget domáceho poriadku. Ukladá sa čas a verzia pravidiel.
- Pravidlá recyklácie/odpadu musia byť prijaté
- Rovnako ako domáci poriadok, ale pre pravidlá odpadu a recyklácie. Dá sa vybrať len vtedy, ak je aktívny widget odpadu.
- Pravidlá zákazu fajčenia musia byť prijaté osobitne
- Pravidlá zákazu fajčenia sa potvrdzujú osobitne od domáceho poriadku, aby sa nestratili. Dá sa vybrať len vtedy, ak je aktívny widget zákazu fajčenia.
Registrácia (Meldeschein)
- Použiť registračný formulár hosťa
- Zapne krok registračného formulára pre ubytovanie v Nemecku. Podľa zákona sa formulár vyžaduje len od zahraničných hostí. Možné až po uložení údajov o ochrane súkromia. Hosť ho vyplní digitálne, vy ho dostanete ako PDF.
- Vyberať registračný formulár aj od nemeckých hostí (voliteľné)
- Dobrovoľné: krok registrácie sa zobrazí aj nemeckým hosťom, hoci nemajú zákonnú ohlasovaciu povinnosť. Hosť vidí, že ide o dobrovoľnú registráciu. Zobrazí sa len vtedy, ak je registračný formulár zapnutý.
Údaje o ochrane súkromia na registračnom formulári
- Prevádzkovateľ (meno alebo firma)
- Povinné. Meno alebo firma prevádzkovateľa. Zobrazí sa v poučení o ochrane súkromia tesne nad podpisom.
- Adresa prevádzkovateľa
- Povinné. Adresa prevádzkovateľa tak, ako sa má zobraziť na registračnom formulári.
- E-mail prevádzkovateľa
- Povinné. Kontaktný e-mail prevádzkovateľa pre otázky ochrany údajov.
- Zodpovedná osoba za ochranu údajov (len ak existuje)
- Vyplňte len vtedy, ak bola zodpovedná osoba vymenovaná. Inak ponechajte prázdne.
- Príslušný dozorný orgán (voliteľné)
- Voliteľné. Dozorný orgán pre ochranu údajov príslušný pre vás, na ktorý sa môžu hostia obrátiť so sťažnosťou.
- Odoslať registračný formulár na tento e-mail
- GASTiNFO.EU odošle hotový registračný formulár ako PDF na túto adresu. Ponechajte prázdne pre použitie e-mailovej adresy vášho účtu.
- Uložiť údaje o ochrane súkromia / Vyplniť z fakturačných údajov
- Textové polia sa použijú až tlačidlom uložiť, nie pri písaní. „Vyplniť z fakturačných údajov“ predvyplní meno, adresu a e-mail vašimi fakturačnými údajmi, ktoré môžete stále upraviť.
Údaje o hosťoch
- Vyberať telefónne číslo
- Spýta sa na telefónne číslo hosťa. S „Povinné“ hosť nemôže dokončiť bez čísla. Možnosť povinné sa zobrazí len vtedy, ak je otázka zapnutá.
- Vyberať e-mailovú adresu
- Spýta sa na e-mailovú adresu hosťa. S „Povinné“ hosť nemôže dokončiť bez adresy.
- Vyberať predpokladaný čas príchodu
- Spýta sa na predpokladaný čas príchodu, aby ste mohli naplánovať privítanie. Voliteľné alebo povinné.
- Vyberať evidenčné číslo vozidla
- Spýta sa na evidenčné číslo vozidla, napríklad pre parkovacie miesto. Voliteľné alebo povinné. Neskôr ho uvidíte v údajoch o pobyte.
Taliansko: Alloggiati Web (beta)
- Údaje o ochrane súkromia pre registráciu hostí
- Pre Taliansko platia rovnaké polia ako pri údajoch o ochrane súkromia (prevádzkovateľ: meno, adresa, e-mail). Zobrazia sa ako poučenie o ochrane súkromia v talianskom formulári check-inu hostí. Bez nich sa hlásenie nedá zapnúť.
- Používateľské meno
- Používateľské meno vášho účtu Alloggiati Web. Získate ho od Questury. Ukladá sa šifrovane a nikdy sa nezobrazuje ako obyčajný text.
- Heslo
- Heslo k vášmu účtu Alloggiati. Ukladá sa šifrovane.
- Kľúč webovej služby (WSKEY)
- Kľúč webovej služby, ktorý navyše potrebujete pre rozhranie. Vytvoríte ho v portáli Alloggiati. Ukladá sa šifrovane.
- Skontrolovať pripojenie
- Skontroluje, či Alloggiati Web prijíma používateľské meno, heslo a kľúč. Hlásenie možno zapnúť až po úspešnej kontrole. Neprenášajú sa žiadne údaje o hosťoch.
- Zapnúť hlásenie pre toto ubytovanie
- Zapne hlásenie pre toto ubytovanie. Možné až po skontrolovaní pripojenia a uložení údajov o ochrane súkromia. Pri účtoch s viacerými apartmánmi vyberiete aj príslušný apartmán.
- Potvrdiť kontrolu dokladov totožnosti
- Vyžadované pred každým hlásením: potvrdzujete, že ste osobne skontrolovali doklady totožnosti všetkých hlásených osôb. Vzdialená identifikácia to nenahrádza.
- Skontrolovať údaje
- Nechá Alloggiati Web údaje na skúšku skontrolovať, bez toho aby sa čokoľvek hlásilo. Tak nájdete chyby pred skutočným hlásením.
- Nahlásiť do Alloggiati Web
- Nahlási hostí do Alloggiati Web. Potom už nemožno meno, dátum narodenia a pohlavie tu meniť. Potvrdenie úradu môžete neskôr stiahnuť ako PDF. Samotný dokončený check-in hosťa ešte nie je hlásením.
Prečo sa vám „Check-in a pobyt“ ako hostiteľovi oplatí?
Rýchle nastavenie
Vytvorí sa v niekoľkých krokoch v administrácii a je okamžite dostupný hosťom.
Dostupný na každom zariadení
Hostia otvoria informácie bez aplikácie na telefóne, tablete alebo počítači.
Menej otázok
Prehľadné informácie na jednom mieste vopred odpovedajú na bežné otázky.
Dostupný pred príchodom
Osobný odkaz možno poslať vopred cez WhatsApp alebo e-mail.
Funkcia Premium
Táto funkcia je súčasťou tarifu Premium GASTiNFO.EU, ktorý začína na 69,90 € ročne. Časť registrácie je v súčasnosti v skúšobnej prevádzke (beta).
Dobré vedieť
Dokončený online check-in ešte nie je hlásením úradom. V Nemecku to znamená aj vlastnoručne podpísaný registračný formulár; v Taliansku hlásenie do Alloggiati Web, ktoré spúšťate sami.
Pre aké ubytovania sa online check-in hodí?
- →Rekreačné apartmány a domy v Nemecku (digitálny registračný formulár)
- →Rekreačné apartmány, byty a penzióny v Taliansku (Alloggiati Web, beta)
- →Ubytovania, ktoré chcú vopred len zbierať domáci poriadok, kontaktné údaje alebo čas príchodu
- →Hostitelia, ktorí chcú zapojiť hostí pred príchodom
Často kladené otázky
Potrebujú moji hostia aplikáciu alebo účet?
Nie. Hosť otvorí osobný odkaz v prehliadači svojho telefónu, tabletu alebo počítača.
Nahrádza digitálny registračný formulár papier?
Nie úplne. Hosť formulár vyplní digitálne a GASTiNFO.EU z neho vytvorí PDF. Podpis musí byť stále vlastnoručný: PDF vytlačíte a hosť ho pri príchode podpíše. Nejde o právne poradenstvo.
Musia registračný formulár vyplniť aj nemeckí hostia?
Podľa zákona len zahraniční hostia. Formulár môžete dobrovoľne zapnúť aj pre nemeckých hostí; potom je označený ako dobrovoľná registrácia.
Ako to funguje v Taliansku?
Potrebujete vlastný účet Alloggiati Web pri Polizia di Stato, o ktorý žiadate na Questure. Hostia vyplnia taliansky formulár, vy skontrolujete doklady totožnosti a hlásenie do Alloggiati Web spustíte sami. Funkcia je stále v skúšobnej prevádzke a nie je všeobecne dostupná.
Ako dlho sa údaje ukladajú?
Registračný formulár a jeho PDF sa po zákonnej lehote automaticky vymažú (jeden rok a tri mesiace po odchode). Údaje o hosťoch pre Taliansko sa vymažú krátko po hlásení a stiahnutí potvrdenia, najneskôr po 90 dňoch.
Je funkcia dokončená?
Nie. Funkcia registrácie je v súčasnosti v skúšobnej prevádzke (beta). Rozsah a procesy sa môžu ešte zmeniť. Povinnosti pre svoje ubytovanie si, prosím, overte sami.
Je „Check-in a pobyt“ súčasťou bezplatného tarifu?
Nie. Funkcia je súčasťou tarifu Premium GASTiNFO.EU, ktorý začína na 69,90 € ročne.
Začnite zadarmo
Zozbierajte dôležité údaje svojich hostí skôr, ako prídu – základný tarif je zadarmo a funkcie Premium môžete pridať kedykoľvek.
Zaregistrovať sa zadarmo