Incheckning och vistelse
Incheckning och vistelse
BetaOnline-incheckning och gästregistrering för dina gäster
Med funktionen “Incheckning och vistelse” skickar du en personlig länk till dina gäster innan de anländer. På sin telefon ordnar de i förväg allt du behöver: bekräftelse av ordningsreglerna, kontaktuppgifter och, beroende på land, registrering av gäster. För boenden i Tyskland är det det digitala registreringsformuläret (Meldeschein), för Italien anmälan till Alloggiati Web.
Så ställer du in “Incheckning och vistelse”
Inga tekniska kunskaper behövs. Du är klar i sju steg:
Slå på online-incheckning
Öppna inställningarna för ditt boende och gå till fliken “Incheckning och vistelse”. Slå på “Använd pre-incheckning”. Så länge brytaren är av ändras ingenting för dina gäster.
Välj bekräftelser och gästuppgifter
Välj om gästerna måste bekräfta ordningsregler, avfallsregler och rökförbudsregler (kan bara väljas om motsvarande widget är aktiv). Bestäm om telefonnummer, e-post, ankomsttid och registreringsnummer ska efterfrågas och vilka av dem som är obligatoriska.
Tyskland: ställ in registreringsformuläret
Spara först integritetsuppgifterna (personuppgiftsansvarig med namn, adress och e-post), sedan kan du slå på “Använd gästregistreringsformulär”. Enligt lag krävs formuläret bara för utländska gäster; tyska gäster kan du ta med frivilligt.
Italien: anslut Alloggiati Web (beta)
För boenden i Italien ersätter anmälan till Alloggiati Web (Polizia di Stato) registreringsformuläret. Du anger användarnamn, lösenord och webbtjänstnyckel (WSKEY) för ditt eget Alloggiati-konto, kontrollerar anslutningen och slår på anmälan. Den här delen är fortfarande under test och inte allmänt tillgänglig.
Skapa och skicka ankomstlänken
Klicka på “Ny ankomst” på ditt boendes kort i instrumentpanelen. Du får en personlig länk endast för den här vistelsen, som du kan skicka via WhatsApp, e-post eller delningsmenyn eller kopiera. Inbjudan hälsar gästen välkommen med ditt boendes namn, med beskrivning och omslagsbild om sådana finns.
Gästen slutför incheckningen
Gästen öppnar länken på sin telefon, går igenom de aktiverade stegen, kontrollerar alla uppgifter i en sammanfattning (varje block kan rättas via “Ändra”) och skickar in. Därefter visar samma länk den vanliga digitala gästguiden.
Avsluta som värd
Under “Vistelser” ser du varje vistelse med sin status (“Väntande”, “Pågår”, “Slutförd”). Tyskland: för en utländsk gästs vistelse får du registreringsformuläret som PDF via e-post; du skriver ut det och gästen skriver under för hand vid ankomsten. Italien: du kontrollerar id-handlingarna, bekräftar kontrollen och anmäler gästerna därifrån till Alloggiati Web.
Det här upplever dina gäster
Gästerna får ingen QR-kod utan en personlig länk för varje vistelse. De öppnar den i webbläsaren, utan app och utan konto, går igenom de steg du har aktiverat och kontrollerar allt i en sammanfattning på slutet. Efter att de har skickat in visar samma länk ditt boendes vanliga digitala gästguide.
Alla inställningar i överblick
Det här är fältnamnen i instrumentpanelen (boendets inställningar, fliken “Incheckning och vistelse”). Dina gäster får bara se det du slår på här.
Allmänt
- Använd pre-incheckning
- Huvudbrytare. Slår på online-incheckning för det här boendet. Så länge den är avstängd är alla andra inställningar låsta och ingenting ändras för gästerna.
Bekräftelser
- Ordningsreglerna måste godkännas
- Gästen måste läsa och var för sig godkänna ordningsreglerna, annars kan hen inte slutföra incheckningen. Kan bara väljas om boendet har en aktiv widget för ordningsregler. Reglernas tidpunkt och version sparas.
- Återvinnings-/avfallsreglerna måste godkännas
- Som ordningsreglerna, men för avfalls- och återvinningsreglerna. Kan bara väljas om en avfallswidget är aktiv.
- Rökförbudsreglerna måste godkännas separat
- Rökförbudsreglerna bekräftas separat från ordningsreglerna så att de inte försvinner. Kan bara väljas om en rökförbudswidget är aktiv.
Registrering (Meldeschein)
- Använd gästregistreringsformulär
- Slår på steget med registreringsformuläret för boenden i Tyskland. Enligt lag krävs formuläret bara för utländska gäster. Endast möjligt när integritetsuppgifterna är sparade. Gästen fyller i det digitalt, du får det som PDF.
- Samla in registreringsformulär även från tyska gäster (valfritt)
- Frivilligt: registreringssteget visas även för tyska gäster trots att de inte har någon lagstadgad anmälningsplikt. Gästen ser att det är en frivillig registrering. Visas bara när registreringsformuläret är på.
Integritetsuppgifter på registreringsformuläret
- Personuppgiftsansvarig (namn eller företag)
- Obligatoriskt. Den personuppgiftsansvarigas namn eller företag. Visas i integritetsmeddelandet precis ovanför signaturen.
- Personuppgiftsansvarigs adress
- Obligatoriskt. Den personuppgiftsansvarigas adress så som den ska stå på registreringsformuläret.
- Personuppgiftsansvarigs e-post
- Obligatoriskt. Den personuppgiftsansvarigas kontakt-e-post för frågor om dataskydd.
- Dataskyddsombud (endast om det finns)
- Fyll i endast om ett dataskyddsombud har utsetts. Annars lämna tomt.
- Behörig tillsynsmyndighet (valfritt)
- Valfritt. Den dataskyddsmyndighet som är behörig för dig och till vilken gästerna kan klaga.
- Skicka registreringsformuläret till den här e-postadressen
- GASTiNFO.EU skickar det färdiga registreringsformuläret som PDF till den här adressen. Lämna tomt för att använda ditt kontos e-postadress.
- Spara integritetsuppgifter / Fyll i från faktureringsuppgifter
- Textfälten tillämpas först med spara-knappen, inte medan du skriver. “Fyll i från faktureringsuppgifter” förifyller namn, adress och e-post med dina faktureringsuppgifter, som du fortfarande kan justera.
Gästuppgifter
- Samla in telefonnummer
- Frågar efter gästens telefonnummer. Med “Obligatoriskt” kan gästen inte slutföra utan ett nummer. Alternativet obligatoriskt visas bara när frågan är på.
- Samla in e-postadress
- Frågar efter gästens e-postadress. Med “Obligatoriskt” kan gästen inte slutföra utan en adress.
- Samla in beräknad ankomsttid
- Frågar efter beräknad ankomsttid så att du kan planera mottagandet. Valfritt eller obligatoriskt.
- Samla in registreringsnummer
- Frågar efter fordonets registreringsnummer, till exempel för parkeringsplatsen. Valfritt eller obligatoriskt. Du ser det senare i vistelsens uppgifter.
Italien: Alloggiati Web (beta)
- Integritetsuppgifter för gästregistreringen
- För Italien gäller samma fält som i integritetsuppgifterna (ansvarig: namn, adress, e-post). De visas som integritetsmeddelande i gästernas italienska incheckningsformulär. Utan dem kan anmälan inte slås på.
- Användarnamn
- Användarnamnet för ditt Alloggiati Web-konto. Du får det från Questura. Det lagras krypterat och visas aldrig i klartext.
- Lösenord
- Lösenordet för ditt Alloggiati-konto. Lagras krypterat.
- Webbtjänstnyckel (WSKEY)
- Webbtjänstnyckeln som du dessutom behöver för gränssnittet. Du skapar den i Alloggiati-portalen. Lagras krypterad.
- Kontrollera anslutningen
- Kontrollerar om Alloggiati Web godtar användarnamn, lösenord och nyckel. Anmälan kan först slås på när kontrollen har lyckats. Inga gästuppgifter överförs.
- Slå på anmälan för det här boendet
- Slår på anmälan för det här boendet. Endast möjligt när anslutningen är kontrollerad och integritetsuppgifterna sparade. För konton med flera lägenheter väljer du också motsvarande lägenhet.
- Bekräfta id-kontrollen
- Obligatoriskt före varje anmälan: du bekräftar att du personligen har kontrollerat id-handlingarna för alla anmälda personer. Identifiering på distans ersätter inte detta.
- Kontrollera uppgifter
- Låter Alloggiati Web kontrollera uppgifterna som test utan att något anmäls. På så sätt hittar du fel före den riktiga anmälan.
- Anmäl till Alloggiati Web
- Anmäler gästerna till Alloggiati Web. Efter det kan namn, födelsedatum och kön inte längre ändras här. Myndighetens kvitto kan du ladda ned senare som PDF. En slutförd gästincheckning är i sig ännu inte en anmälan.
Varför är “Incheckning och vistelse” värt det för dig som värd?
Snabb inställning
Skapas i några få steg i instrumentpanelen och är direkt tillgänglig för gästerna.
Tillgänglig på alla enheter
Gästerna öppnar informationen utan app på mobil, surfplatta eller dator.
Färre frågor
Tydlig information på ett ställe besvarar vanliga frågor i förväg.
Tillgänglig före ankomsten
Den personliga länken kan skickas i förväg via WhatsApp eller e-post.
Premium-funktion
Den här funktionen ingår i GASTiNFO.EU:s Premium-plan, som börjar på 69,90 € per år. Registreringsdelen är för närvarande under test (beta).
Bra att veta
En slutförd online-incheckning är ännu inte en anmälan till myndigheterna. I Tyskland innebär det också det handskrivna, undertecknade registreringsformuläret; i Italien anmälan till Alloggiati Web, som du själv utlöser.
Vilka boenden passar online-incheckning för?
- →Semesterlägenheter och -hus i Tyskland (digitalt registreringsformulär)
- →Semesterlägenheter, lägenheter och gästhus i Italien (Alloggiati Web, beta)
- →Boenden som bara vill samla in ordningsregler, kontaktuppgifter eller ankomsttid i förväg
- →Värdar som vill involvera gästerna före ankomsten
Vanliga frågor
Behöver mina gäster en app eller ett konto?
Nej. Gästen öppnar den personliga länken i webbläsaren på sin telefon, surfplatta eller dator.
Ersätter det digitala registreringsformuläret papper?
Inte helt. Gästen fyller i formuläret digitalt och GASTiNFO.EU gör det till en PDF. Signaturen måste fortfarande vara handskriven: du skriver ut PDF:en och gästen skriver under vid ankomsten. Detta är inte juridisk rådgivning.
Måste tyska gäster också fylla i ett registreringsformulär?
Enligt lag bara utländska gäster. Du kan frivilligt slå på formuläret även för tyska gäster; då märks det som frivillig registrering.
Hur fungerar det i Italien?
Du behöver ett eget Alloggiati Web-konto hos Polizia di Stato, som du ansöker om hos Questura. Gästerna fyller i det italienska formuläret, du kontrollerar id-handlingarna och utlöser själv anmälan till Alloggiati Web. Funktionen är fortfarande under test och inte allmänt tillgänglig.
Hur länge sparas uppgifterna?
Registreringsformuläret och dess PDF raderas automatiskt efter den lagstadgade tiden (ett år plus tre månader efter avresan). Gästuppgifter för Italien raderas kort efter anmälan och hämtningen av kvittot, senast efter 90 dagar.
Är funktionen färdig?
Nej. Registreringsfunktionen är för närvarande under test (beta). Omfattning och processer kan fortfarande ändras. Kontrollera själv skyldigheterna för ditt boende.
Ingår “Incheckning och vistelse” i den kostnadsfria planen?
Nej. Funktionen ingår i GASTiNFO.EU:s Premium-plan, som börjar på 69,90 € per år.
Kom igång gratis
Samla in dina gästers viktiga uppgifter innan de anländer – grundplanen är gratis och Premium-funktioner kan läggas till när som helst.
Registrera dig gratis